Arkivarie med administrativ kompetens - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Tjänstens kärna är arkivarbete. Det är av stor vikt för kommunen att ha rätt kompetens på plats för att smidigt kunna uppfylla krav och behov av arkivfunktionen i alla delar av förvaltningen. Den andra delen av tjänsten handlar om administrativa uppdrag. Då Filipstad är en relativt liten kommun med stora behov söker vi löpande externa medel för att utveckla bra metoder och arbetssätt bl.a. för arbete med integration, demokrati, lärande och arbetsmarknadsinsatser. Även andra utvecklingsprojekt inom turism, kultur och miljöområdet pågår. För att driva detta arbete framåt har en strategisk utvecklingsfunktion inrättats i Utvecklingskontoret. För att kunna växla upp detta arbete ytterligare behöver vi förstärka den administrativa kompetensen. I större projekt från krävande bidragsgivare behöver vi stärka strukturer för hantering av formulär, dokumentation, deltagarlistor, rapporter etc. Tanken är att den administrativa delen av tjänsten utöver mindre systemuppgifter i Kultur och fritidsförvaltningen också ingår i detta arbete. 
Vi söker alltså en kompetens som både förstår givna ramar och kan följa rutiner, men som också kan arbeta framåtsyftande och bygga strukturer som förenklar hantering och möjliggör verksamheters synergieffekter, ofta i komplexa ekonomiska och administrativa strukturer där många bollar hålls i luften samtidigt.
Du kommer arbeta i samspel med Verksamhetschefen för Kultur och fritidsförvaltningen, Kanslichefen och kommunens utvecklingsstrateg.

Arbetsuppgifter

Som arkivarie arbetar du med framtiden, samtiden och historien. Du vårdar, lämnar ut och håller handlingar tillgängliga. Du arbetar med att ge service, råd och stöd till personal, förtroendevalda, media och medborgare i arkivfrågor. Du skapar och uppdaterar styrdokument, utför gallring, ordnar och förtecknar arkiv. I din roll ingår att utbilda medarbetare i arkivrelaterade frågor. Du kommer också att bistå förvaltningarna med stöd i frågor som gäller offentlighet och sekretess. Du stöttar verksamheterna vid upprättande och revidering av dokumenthanteringsplaner. Arbetet är varierande och självständigt och förutsätter flexibilitet samt förmåga att ta egna initiativ. I arbetet finns en nära samverkanspart i kommunkansliets funktion för nämndadministration och registratur.

I den administrativa delen ingår främst att ansvara för det administrativa arbetet i ett projekt med stöd från AMIF som leds av utvecklingskontoret. Där ingår både att upprätta en struktur för formalia och att ansvara för att rätt dokument finns tillhanda i tid. Parallellt bistår du i ansökningsprocesser ur ett administrativt perspektiv och med fokus på utvecklingsarbete utifrån kommunens nulägesanalys.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har examen med inriktning mot arkivvetenskap eller likvärdig utbildning. Du har god kännedom om det regelverk som styr arkivverksamheten som t.ex. arkivlagen, personuppgiftslagen samt offentlighets- och sekretesslagen. Kompletterande utbildning och erfarenhet inom administration, statsvetenskap, ekonomi är meriterande.

Vid tillsättningen lägger vi stor vikt vid din personliga lämplighet och vill att du som person har god samarbetsförmåga, ansvarskänsla och initiativförmåga samtidigt som du är van att arbeta självständigt.  Du tycker att det är roligt att arbeta med förbättrings- och förändringsarbete och har förmågan att driva arbetet framåt.  Du är serviceinriktad och strukturerad med god kommunikativ förmåga. 

Villkor

I den här rekryteringsprocessen kommer vi att arbeta med löpande urval och intervjuer, så vänta inte med din ansökan!